Ihre Daten in sicheren Händen.

Kundenkommunikation gehört zum Sensibelsten, was ein Unternehmen verwaltet. Als KI-Chatbot aus Deutschland behandeln wir jede Nachricht mit größter Sorgfalt – und haben Datenschutz von der ersten Zeile Code an mitgedacht.

Warum Datenschutz bei einem KI-Chatbot besonders zählt

Ein Chatbot sieht mit, was Kundinnen und Kunden schreiben – oft mehr, als in einem klassischen Kontaktformular stehen würde. Genau deshalb ist es uns wichtig, dass diese Daten nicht irgendwo im Ausland landen, sondern nach klaren, europäischen Regeln verarbeitet werden. „Privacy by Design und by Default“ ist für uns kein Schlagwort, sondern die Grundlage, auf der HeroChat gebaut ist.

Hosting und Verarbeitung in Deutschland

HeroChat wird in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Ihre Daten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht ohne gültige Rechtsgrundlage. Damit gelten für jede einzelne Verarbeitung die strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) – und nicht die weniger strengen Regeln anderer Länder.

Auftragsverarbeitung: Sie behalten die Kontrolle

Wenn Sie HeroChat einsetzen, sind Sie im Sinne der DSGVO „Verantwortlicher“ – wir handeln als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag und ausschließlich nach Ihren Weisungen. Den passenden Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir Ihnen bereit; Sie finden ihn samt weiteren Unterlagen in der Seitenleiste.

Welche Daten wir verarbeiten

Wir folgen dem Grundsatz der Datenminimierung: Wir verarbeiten nur, was für den Betrieb des Chatbots wirklich notwendig ist. Das sind im Wesentlichen die Chatinhalte, die zur Beantwortung einer Anfrage gebraucht werden, sowie Kontaktdaten, die Ihre Kundinnen und Kunden selbst angeben. Technische Metadaten fallen dort an, wo sie für einen sicheren und stabilen Betrieb erforderlich sind – nicht mehr und nicht weniger.

Künstliche Intelligenz, verantwortungsvoll eingesetzt

Die Daten Ihrer Kundschaft werden nicht dazu verwendet, öffentliche KI-Modelle zu trainieren. Die KI-Verarbeitung dient ausschließlich der Beantwortung der jeweiligen Anfrage und findet im Rahmen der DSGVO statt. So profitieren Sie von moderner KI, ohne die Kontrolle über Ihre Daten abzugeben.

WhatsApp und die Business API

Für WhatsApp nutzen wir ausschließlich die offizielle WhatsApp Business API von Meta. Meta ist dabei als weiterer Auftragsverarbeiter eingebunden. Die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen ergeben sich aus den Bedingungen von Meta sowie aus unserem AVV. Die wichtigsten Quellen dazu haben wir in der Seitenleiste verlinkt.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Verschlüsselte Übertragung, restriktive Zugriffskontrollen, Protokollierung und die regelmäßige Überprüfung unserer Systeme schützen Ihre Daten nach dem Stand der Technik. Eine detaillierte Übersicht unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) stellen wir Ihnen als Dokument zur Verfügung.

Fragen? Sprechen Sie mit uns

Datenschutz lebt von Transparenz – und von Menschen, die Fragen beantworten. In der Seitenleiste finden Sie Ihre direkten Ansprechpartner, allen voran unsere Datenschutzbeauftragte Dr. Martina Zell. Melden Sie sich jederzeit.

Diese Seite dient der transparenten Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültige Datenschutzerklärung und der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).