Versicherungsmakler, Agenturen und Assekuradeure leben von Erreichbarkeit. Nur kommen Anfragen längst nicht mehr nur übers Telefon: WhatsApp, E-Mail, Website, Instagram – und jede Nachricht, die abends im falschen Postfach landet, ist am Montag ein verärgerter Kunde. HeroChat bündelt alle Kanäle, beantwortet Routinefragen rund um die Uhr und übergibt an Ihren Innendienst, sobald es persönlich wird. DSGVO-konform, gehostet in Deutschland.
Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive – für Daten, die besonders schützenswert sind.
Ihre Kundendaten verlassen die EU nicht. KI-Verarbeitung im Azure-Rechenzentrum Frankfurt.
Persönliches Onboarding, deutschsprachiger Support, Telefonnummer statt Ticketsystem.
In den meisten Agenturen ist nicht die Beratung der Engpass, sondern die Sortierarbeit davor. Wer eine Anfrage sucht, sucht sie in vier Programmen.
Der Kunde ruft an, schreibt dann per WhatsApp nach und schickt die Rechnung schließlich per E-Mail. Drei Vorgänge, ein Anliegen – und niemand sieht den ganzen Verlauf.
„Wie hoch ist mein Beitrag?“, „Ich bin umgezogen“, „Schicken Sie mir die Police nochmal“ – Vorgänge, die Fachwissen kaum brauchen, aber jeden Tag Stunden kosten.
Wasserschaden am Sonntagabend, Wildunfall nachts auf der Landstraße. Wer dann nur einen Anrufbeantworter erreicht, ruft als Nächstes bei der Hotline des Versicherers an – nicht bei Ihnen.
Nichts davon ersetzt Beratung. Alles davon nimmt Ihrem Innendienst die Vorarbeit ab – strukturiert, dokumentiert und zu jeder Uhrzeit.
Die KI fragt strukturiert ab, was Sie ohnehin brauchen: Vertrag, Datum, Hergang, Fotos. Am Morgen liegt ein vollständiger Vorgang vor, statt einer Sprachnachricht mit halben Angaben.
Laufzeit, Selbstbeteiligung, nächster Fälligkeitstermin, Adressänderung. Antworten aus Ihren hinterlegten Unterlagen – im Ton Ihrer Agentur, nicht im Ton eines Callcenters.
Vom „Ich bräuchte mal eine BU“ direkt in den Kalender – ohne Telefonschleife, ohne Rückruf-Pingpong. Der Termin steht, bevor das Interesse abkühlt.
Fehlende Unterlagen nachfassen, Police oder Beitragsrechnung erneut zustellen, Kündigungsbestätigungen versenden. Der Chat sammelt ein, was sonst per Mail hinterhertelefoniert wird.
Beitragsanpassung, Ablauf einer Deckung, offener Termin: eine kurze Nachricht auf dem Kanal, den Ihr Kunde ohnehin täglich öffnet – statt eines Briefs, der ungeöffnet liegen bleibt.
Sobald es um Deckungszusagen, Beratung oder Beschwerden geht, übernimmt ein Mensch – mit dem vollständigen Verlauf vor sich. Keine Rückfragen, die der Kunde schon dreimal beantwortet hat.
Die Grenze ziehen Sie: Welche Themen die KI eigenständig abschließt und welche sie nur vorbereitet, legen Sie im Onboarding gemeinsam mit uns fest.
Statt mit Prozentversprechen zu werben, legen wir die Annahmen offen. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein – die Struktur bleibt dieselbe.
Gekündigt wird selten wegen des Tarifs. Gekündigt wird, wenn sich monatelang niemand gemeldet hat und die Rückfrage vor der Verlängerung unbeantwortet blieb. Einen Bestandskunden zu halten kostet einen Bruchteil dessen, was Neugeschäft kostet.
„Wann kommt meine Schadenregulierung?“, „Wie ändere ich meine Bankverbindung?“, „Welche Leistungen deckt mein Tarif?“ – Fragen, für die niemand einen Berater braucht, die aber genau die Zeit binden, die für Beratung und Abschlüsse fehlt.
Ihre Bestandskunden brauchen mehr als eine Versicherung. Über den E-Mail-Newsletter erreichen Sie davon nur einen Bruchteil – die Empfehlung für eine Berufsunfähigkeits- oder Rechtsschutzversicherung kommt nie an.
Typischer jährlicher Verlust einer Versicherungsagentur mit 5.000 Bestandskunden – durch vermeidbare Stornos, blockierte Beraterzeit und verpasste Cross-Selling-Chancen. Das ist kein zusätzliches Budget, sondern Umsatz, der bereits in Ihrem Bestand liegt.
Vereinfachte Modellrechnung zur Veranschaulichung, keine Zusicherung eines Ergebnisses. Alle Prozentsätze und Beträge – Routineanteil, KI-Lösungsquote, Kosten je Kontakt, vermeidbare Stornoquote, Cross-Selling-Potenzial und Conversion – sind bewusst offengelegte Annahmen und keine gemessenen oder extern belegten Werte. Die tatsächlichen Zahlen hängen von Bestandsgröße, Sparten, Anfragevolumen, Prämienhöhe und Personalkosten ab. Wir rechnen das Modell im Erstgespräch gern mit Ihren Zahlen durch.
In kaum einer Branche sind die Daten heikler – und kaum eine Branche wird schärfer geprüft. Deshalb ist Datenschutz bei HeroChat kein Zusatzmodul, sondern die Grundeinstellung.
Gespeichert wird in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft über den Azure OpenAI Service in der Region Frankfurt. Kein Umweg über Drittländer. Details zum Hosting
Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bekommen Sie von uns unterschriftsreif – zusammen mit TOM-Übersicht und Verzeichnis-Bausteinen. Zur Datenschutzmappe
Werbliche Ansprache über WhatsApp braucht eine dokumentierte Einwilligung. HeroChat holt sie ein, protokolliert sie und respektiert den Widerruf – getrennt von rein vertragsbezogener Kommunikation.
Jede Konversation bleibt vollständig und exportierbar. Das hilft bei internen Nachweispflichten ebenso wie bei einer Beschwerde, die zwei Jahre später wieder aufschlägt.
Wer welche Vorgänge sieht, steuern Sie pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter. Sinnvoll, sobald Aushilfen, freie Vermittler oder externe Dienstleister mit im Postfach sitzen.
HeroChat ist ein Kommunikationswerkzeug, keine Beratungssoftware und kein Ersatz für Ihre Dokumentationspflichten nach IDD und VVG. Es liefert die Nachweise – die Beratung bleibt bei Ihnen.
Ihre Kunden entscheiden, wo sie schreiben. Sie entscheiden nur noch, wer antwortet.
Testen Sie HeroChat kostenlos mit Ihren eigenen Themen. Wenn Sie möchten, rechnen wir das Modell vorher gemeinsam mit Ihren Bestandszahlen durch – unverbindlich und per Telefon.
Kostenlos testenKeine Kreditkarte nötig · Persönliches Onboarding · Jederzeit kündbar
